понедельник, 16 июля 2012 г.

Мастер пустого Инбокса


Дайте угадать, сколько писем в вашей папке входящие? 3000 ? 5000? 10000? Сколько дел вы храните в голове? 3? 7? 15? А сколько новой информации или задач вы получаете в течение дня? Единицы? Десятки? Сотни?

4-го февраля, на онлайн конференции IT Brunch, я представил доклад на тему "Мастер пустого Инбокса". За 20 минут мне удалось рассказать о технике, которая помогает мне избежать перегрузки информацией, зачем она нужна и чем мне помогает в работе. Также я дал рекомендации, как внедрить эту технику, в свою жизнь, уже сейчас и как поддерживать чистоту в своем почтовом ящике долгие годы. Тема вызвала интерес у слушателей. Оказалось, что многие уже практикуют данную методику, но были рады послушать мой доклад и задать интересные вопросы.

Если вы не смогли посетить это мероприятие - ниже доступен слайдкаст доклада, который можно не только посмотреть, но и послушать.

Приятного просмотра!


P.S. После доклада возникло немало вопросов. Отвечаю на них ниже. Так же вы можете задать  свой вопрос в секции комментарии.

- Андрей, подскажите пожалуйста, стоит ли лимитировать свое время в почтовом ящике, стоит ли ставить рамки?
Да, конечно стоит. Максимум времени на проверку почту должен равняться одному Pomodoro циклу, или тому времени, которое вы для себя установите. Это поможет целенаправленно проверять Inbox. Если некоторые письма требуют вдумчивого ответа - создайте задачу. 
- Как часто проверяется inbox? Та же почта например
Здесь все зависит от Вашего графика и объема работы. Утром и вечером я проверяю Inbox до пустоты. В перерывах между Pomodoro, я отвечаю только на важную почту, чтобы оставить время на отдых.
- Сколько нужно времени, чтобы опустошить свой инбокс после 2х недельного отпуска?
Опять таки, все зависит от... У меня полчаса уходит на проверку критично важных писем. На все остальные письма я отвожу 1-2 часа ближе к вечеру.
- Как часто по GTD или по личному опыту проверяются сообщения в группе "someday maybe"?
Строго 1 раз в неделю. Но бывают ситуации, когда заглядываю в эту секцию, среди недели, из любопытства выполнить одну задачу не привязанной к недельному графику.
- Как часто в течении дня Андрей обращается к инбоксу? Как часто разгребает почту?
Думаю дал ответ в предыдущих ответа. Если нет, отпишитесь в комментариях
- Зачем папка Snooze?))
Это папка, которую навязал GTD plugin. Предназначена для перемещения писем в некий инкубатор, с правилом, что письмо вернется в Inbox через N дней. Честно, пользуюсь редко, 2-3 раза в месяц.
- Андрей, как часто стоит проверять папку "Waiting for"?
Мой совет, строго один раз в день, чтобы напомнить или проконтролировать выполнение задачи. А так же, один раз неделю на этапе Weekly Review(недельное планирование) 
- Бывают ли письма, которые задерживаются в инбоксе? Так сказать "горячие" дела.
На такие письма я создаю задачи с присвоением категории @Review и установкой приоритета High. Эта задача будет выделена текстом bold(посредством правила в Outlook) и отображаться первой в списке.
- озвучьте еще раз, пожалуйста, название плагина для Outlook
Развитием плагина занимается компания NetCentrics. После нескольких месяцев проб и ошибок с разными инструментами управления задач. Я не пожалел денег и купил это дополнение. Пользуюсь уже более года.  
- не удобнее ли письмам выставлять теги вместо перемещения по папкам?
Я пробовал делать follow up с присвоением категории к письмам, это тоже выход, если вы не хотите работать с Outlook Tasks. В моем же случае было важным, наличие синхронизироваться Outlook задач с телефоном, потому выбрал сущностью Task, для работы с задачами. Но сам принцип Zero Inbox призван для  минимизации ощущения незаконченных дел. Если Inbox пуст - у меня все под контролем и на своих местах!