четверг, 18 апреля 2013 г.

Когда нужны списки дел?

Вдохновлен слайдами Хенрика Книберга.
Все вокруг трубят о to-do списках, списках дел, задач, напоминаний. Многие строят на этом новые концепции и воздушные замки. Мне стало интересно разобраться, когда же все-таки стоит применять списки.

Говоря о списках дел, хочу напомнить о шкале стресса, ведь именно стресс будет выступать главным индикатором.

Шкалу стресса обычно привязывают к риску заболеваний, опираясь на результаты исследований от Holmes и Rahe. Я не хочу вдаваться в обсуждения исследований, так как цель поста не относится к заболеваниям. Мои размышления более близки к статье - Perceived Stress Scale. На странице которой можно определить собственный уровень подверженности стрессу.

Для простоты, разделим уровень стресса на 4 этапа


Первую часть шкалы можно интерпретировать как скуку в начальной точке, и состояния покоя ближе к границе. На этом этапе воздействие спешки минимально. Это состояние идеально подходит для отдыха, раздумий, стратегического планирования, написания статей, книг или спокойной, размеренной жизни. 

Вторая область - зона комфортной, продуктивной работы. Когда все данные вами обещания выполняются вовремя и в срок, а риски учтены. Проблемы, если и возникают, решаются очень быстро, так как это было предусмотренно из предыдущего опыта. Другими словами, все способствует продуктивному работе, с минимальными корректировками относительно изначального плана. Это состояние можно назвать равновесием.

Третья шкала - спешка. Такое состояние чаще всего возникает, когда что-то пошло не так. Например забыл сделать, что пообещал, взял на себя больше чем способен выполнить. Это состояние очень коварно и опасно. Изначально оно мало отличается от зоны продуктивности, так как возникающие проблемы решаются все так же быстро. Но стоит отложить какое-либо из дел, или забыть о нем, как снежный ком начнет накапливаться. 

Если же ничего не предпринимать с возникающими проблемами, с огромной вероятностью они могут завести в состояние стресса и привести к перегоранию. Проявляется это в виде постоянных опозданий, срывов сроков, хронической усталости, бессонными ночами и т.д.

Все книги о тайм менеджменте нацелены на людей, находящихся в последнем состоянии. Чаще всего это люди, которые взвалили на свои плечи очень многое. Сами же не были готовы к тому, что предстоит справиться с очень большим потоком входящей информации.

Из личного опыта, постараюсь разделить потребность в ведении списков для каждого из уровней:

  1. Потребность в составлении списков на этапе затишья минимальна. Их можно использовать скорее для вспомогательных целей - например, список продуктов.
  2. На втором этапе очень полезной может оказаться техника напоминаний. На граничной точке данной области может быть целесообразным использование очень простых списков дел в карманном блокноте или программных инструментов (например Reminders, WunderList).
  3. Когда возникают ситуации выше контролируемой нормы нагрузки, я рекомендую использовать простые списки дел. Заводить их можно все в тех же инструментах из прошлой зоны. Самое главное - это стараться как можно скорее вернуться в контролируемое состояние.
  4. Для последнего уровня требуется система. Нужно проанализировать свои задачи, цели. Зачем и для чего вы делаете то, что делает. Расставить приоритеты и приступить к выполнению, при этом грамотно работать с прерываниями и пытаться неспеша выходить из "долговой ямы". В дальнейшем, когда состояние покоя будет достигнуто, от лишних инструментов нужно будет отказаться, чтобы не превратиться в заложника личной системы.
В данный момент я использую WunderList для ведения 3х простых списков, и ежедневно выполняю в среднем по 5-7 задач. Пытаясь находиться всегда между зеленой и синей областью. Иногда немного спешки не помешает, чтобы не расслабляться, но это уже другая история.